La situation financière de certaines entreprises s’améliore plus rapidement que prévu. Le dernier sondage BPI France indique que les dirigeants d’entreprise sont à nouveau optimistes.
Le plan de relance du Gouvernement n’y est pas étranger, mais il y a d’autres causes. Notamment une gestion administrative des Ressources Humaines saine et rigoureuse. Elle participe à la préservation de la trésorerie d’entreprise. Le saviez-vous ? 3 pistes sont plus particulièrement à explorer.
Piste N°1 : Mieux utiliser les dispositifs exonérations de cotisations ou d’aides publiques
Il existe 4 types principaux d’exonérations de cotisations dont une entreprise peut bénéficier
Les mesures d’exonération générales
Les employeurs bénéficient sous certaines conditions d’une réduction générale des cotisations patronales sur les rémunérations inférieures à 1,6 Smic par an.
Par ailleurs, si l’entreprise emploie moins de 20 salariés et qu’elle recourt aux heures supplémentaires, celle-ci peut bénéficier, sous certaines conditions, d’une déduction forfaitaire de cotisations patronales de Sécurité sociale.
Mesures d’exonérations conjoncturelles liées à la crise sanitaire
Une exonération d’une partie des cotisations et contributions patronales (cotisations de sécurité sociale, cotisations d’assurance-chômage, contribution solidarité autonomie, contribution au fonds national d’aide au logement) dues par certains employeurs sur les rémunérations des salariés entrant dans le champ de la réduction générale est mise en place. Un tableau récapitulatif résume les dispositifs mis en place par l’URSSAF
Exonérations ou aides liées au lieu géographique
Diverses aides sont destinées à favoriser l’embauche de salariés.
Des exonérations de cotisations sont ainsi mises en œuvre dans certaines zones géographiques, telles que les zones de revitalisation rurale (ZRR), les zones franches urbaines (ZFU), les zones de restructuration de la défense (ZRD) ou encore les bassins d’emploi à redynamiser (BER). Voici le lien pour connaître le détail de ces mesures.
Exonérations liées à la personne
Les exonérations de cotisations mises en œuvre dans le cadre de contrats spécifiques tels que le contrat unique d’insertion (CUI-CAE), le contrat de professionnalisation, le contrat d’apprentissage sont supprimées au 1er janvier 2019 pour les employeurs privés au profit de la réduction générale.
Piste N°2 : Eviter les erreurs de paie
85 % des salariés consultent systématiquement tous les mois leur bulletin de paie. Un tiers d’entre eux y a déjà constaté une anomalie. On estime que 60% des fiches de paie sont erronées ou fausses, ce qui n’est pas sans conséquence pour l’entreprise. Ces erreurs sont les premières causes de litiges Prud’homaux.
Elles peuvent concerner l’ensemble des éléments qui les constituent. Elles sont donc diverses :
- La convention collective applicable à l’entreprise
- le montant du salaire
- les cotisations
- les heures travaillées
- les congés payés
- les absences pour maladie et accident de travail
- les notes de frais et le déclaratif après paie
37 % des données des entreprises sont encore conservées sur Excel ! Les erreurs découlant de méthodes manuelles de transfert de données coûtent aux entreprises jusqu’à 8 % du montant total des paies.
Si l'erreur est au bénéfice de l'employé
Dans ce cas, et notamment lorsqu’il y a un trop-perçu, l’entreprise a la possibilité de récupérer le trop-perçu en procédant à une retenue sur les prochains salaires, dans la limite de 10% maximum du salaire net chaque mois, jusqu’à récupération totale de la somme versée en trop. Il doit prévenir son salarié de cette procédure. Dans le cas où la personne n’est plus en poste, l’employeur a un délai de 3 ans à compter de la fin du contrat de travail pour lui demander le remboursement des sommes injustement versées.
Si l'erreur est en défaveur de l'employé
Légalement, un salarié dispose d’un délai de 3 ans, à compter de la date de versement du salaire, pour contester les sommes reçues par son employeur et/ou lancer une action devant le Conseil des Prud’hommes (article L. 3245-1 du Code du travail).
La paie est un métier à part entière dans les RH. Elle est aussi devenue plus complexe au fil des années. C’est pourquoi, elle ne doit être réalisée que par des professionnels, qu’ils soient dans l’entreprise ou à l’extérieur. Si le choix se porte sur une externalisation de la prestation, il conviendra de prendre quelques précautions préalables. Une des solutions consiste en une sous-traitance partielle de la gestion de paie. Puis, après avoir noué une relation de confiance avec le prestataire, lui déléguer de plus en plus de tâches. Quelle que soit la solution retenue, il faut vérifier que la société prestataire dispose d’un nombre suffisant de personnes rattachées au service traitant les aspects légaux et réglementaires de la paie, puisque la validité des bulletins de paie et autres déclarations sociales est primordial.
Une erreur de paie peut coûter cher à l’entreprise en particulier à l’occasion d’un contrôle URSSAF. Le redressement des sommes peut représenter une ponction importante dans la trésorerie d’entreprise. En 2015 52% des PME contrôlées par l’URSSAF ont fait l’objet d’un redressement dont le montant moyen était supérieur à 20 000 euros !
Piste N°3 Prévenir l’absentéisme
Ici est seulement évoqué l’absentéisme constaté par arrêt de travail, à savoir : les absences pour maladie et celles pour accident du travail ou maladie professionnelle.
En 2019, l’absentéisme coûtait à une entreprise 4.059€ par an et par salarié. Il coûtait 3251€ par an et par salarié en 2018.
Par ailleurs, on constate que le coût moyen forfaitaire d’un accident de travail (AT) a augmenté en moyenne de 3,7 % en 2019 et de 18 % sur la période 2012/2019. Une hausse qui impacte nécessairement le calcul de la cotisation AT/MP (Pour mémoire, un arrêt de plus de 24H jusqu’à 1 semaine coûte 3.800€ ; un arrêt de plus d’1 semaine jusqu’à mois, 25.000€).
Il y a donc un véritable enjeu économique à maîtriser l’absentéisme dans l’entreprise. La gestion de ce phénomène coûteux passe d’abord par des mesures de prévention individuelles et collectives adaptées. Ces mesures de prévention touchent à la fois la santé (prévention des risques psychosociaux (burnout, stress, anxiété…), par un mode de management bienveillant), et la sécurité au travail (port des EPI, formations obligatoires au poste de travail, protection des machines les plus dangereuses).
Conclusion :
Rien ne doit être négligé pour épargner la trésorerie d’entreprise. Différents leviers existent mais sont peu ou insuffisamment exploités.
La complexité de la législation sociale nécessite une attention particulière de la part des dirigeants d’entreprise. Les erreurs dues à une mauvaise interprétation ou application erronée des textes peuvent se multiplier. Le manque de diligence, la négligence ou l’omission sont parfois sévèrement réprimées. Les erreurs coûtent chères désormais puisque le non-respect des obligations sociales, depuis la réforme du Code du Travail, se traduit souvent désormais par des amendes élevées.
Des pratiques administratives RH sécurisées peuvent donc concourir utilement à faire gagner de l’argent à l’entreprise. Proxim’RH vous accompagne sur ces sujets.
credit photo: cofacerating