Avec la crise sanitaire liée au coronavirus, de nombreuses entreprises ont activé en urgence un plan de continuité d’activité. Elles vont désormais devoir enclencher leur Plan de Reprise d’Activité (PRA) pour rétablir leurs activités à un niveau normal. Comment construire son PRA pour l’après Covid-19, ou pour tout autre incident perturbateur?

Le plan de reprise d’activités doit permettre de répondre questions suivantes :

1/ Comment l’entreprise doit-elle se préparer afin de maintenir ou continuer son activité avant de revenir à une situation normale ou a minima « acceptable » ?

2/ Comment anticiper le bon niveau de production de biens/de services dans un contexte volatile, incertain, complexe et ambigu (VICA) comme celui de la Covid 19 ?

3/ Comment planifier une reprise d’activités en harmonie avec celle de ses donneurs d’ordres et de ses fournisseurs qui sont eux-mêmes impactés dans le cas d’une crise systémique ?

La réponse à ces 3 questions passe par la formulation, puis la mise en œuvre d’un plan de reprise d’activité (PRA).  Notre proposition de plan d’actions opérationnel s’appuie sur le S.O.C.L.E.  Un acronyme qui identifie et balaie de façon systémique les domaines d’intervention prioritaires :

• Stratégie
• Organisation
• Communication
• Les Richesses Humaines
• Economie et finances

Voici les points à vérifier de façon systématique avant toute reprise de votre activité. Ils s’inspirent des recommandations gouvernementales en matière de sécurité sanitaire post covid (notamment protocole national de déconfinement pour les entreprises).

Stratégie d’entreprise :

• Passer en revue le portefeuille d’activités de l’entreprise
• Identifier les activités critiques de l’entreprise
• Cerner les ressources nécessaires à leur réalisation
• Déterminer les conditions de leur mise en œuvre

Organisation :

• Réaliser un nettoyage et une désinfection permettant de pouvoir maintenir des équipes opérationnelles sur site
• Concerter avec le Comité Social Economique de l’entreprise (seuil effectifs 11 salariés) à propos de l’organisation du travail post- covid (obligation légale)
• Revoir les dispositions d’entretien des locaux, matériels et équipements utilisés avec la société de nettoyage
• Intégrer l’impact de la distanciation sociale sur les postes de travail, les rdv clients, etc.
• Définir les axes d’optimisation de l’organisation de l’entreprise
• Identifier les technologies qui pourraient permettre de gagner en productivité et en agilité
• Veiller à l’agilité opérationnelle des solutions mises en place
• S’assurer que les équipements seront opérationnels le jour du démarrage
• Lister les travaux et missions brutalement interrompus avec l’arrêt de l’activité et les replanifier
• Réparer tout ce qui n’a pas pu l’être ou mis en maintenance
• Contacter les fournisseurs pour connaître leur situation et leurs nouvelles contraintes (délais de livraison, quantités, tarifs, conditions commerciales, …)
• Evaluer l’opportunité de mise en place des mesures gouvernementales pour le maintien des emplois

Communication Clients :

• Définir les conditions commerciales de la réouverture
• Communiquer aux clients les dispositifs de sécurité mis en place
• Participer à des actions de communication collective avec d'autres entreprises locales
• Travailler sa visibilité sur les réseaux sociaux professionnels
• Étudier l’opportunité de vendre par d’autres canaux que ceux utilisés jusqu’ici
• Définir et mettre en place des pratiques commerciales pour augmenter la valeur du panier moyen
• Réévaluer la performance des pratiques commerciales pour améliorer la transformation des prospects en clients
• Échanger avec les fournisseurs pour comprendre les évolutions de leurs offres
• Interroger les meilleurs clients de l’entreprise sur l’évolution de leurs besoins
• Étudier l’évolution de l’offre de la concurrence et déterminer son positionnement
• Expertiser le coût de production des produits/des services pour ajuster l’offre ou les prix

Les Richesses Humaines :

• Identifier les ressources humaines disponibles & en bonne santé
• Prendre des nouvelles de celles/ceux qui sont atteints par le virus ou considérés comme « cas suspects »
• Informer les salariés des risques et des mesures de prévention spécifiques à respecter dans l’entreprise
• Informer sur les conseils concernant le télétravail (Anact ; service de santé au travail)
• S’assurer que l’ensemble des salariés disposent bien d’un moyen d’accès à l’information (même à distance). Sinon l’organiser (mailing, intranet).
• Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Organiser la prise de poste en se conformant aux recommandations gouvernementales
• Nommer et identifier un ou plusieurs référents Covid-19 au sein de l’entreprise
• Identifier et mettre à disposition des salariés les équipements de protection individuels nécessaires si la distanciation est impossible
• Organiser les mesures d’hygiène et de respect des gestes barrières en entreprise
• Rédiger et faire signer une lettre d’engagement à respecter les consignes de prévention et de sécurité (à destination des salariés
• Organiser l’habillage et l’entretien des vêtements de travail des salariés de l'entreprise et des intérimaires sur les sites de production

Economie & Finances :

• Maitriser le suivi des encaissements, et le recouvrement de créances
• Effectuer un diagnostic de la trésorerie de l’entreprise
• Définir le besoin en fonds de roulement pour prévenir les difficultés de trésorerie
• Etudier les modalités de réduction des stocks entreprise
• Renégocier les échéances d'emprunts, de crédits-bails et de locations financières
• Rééchelonner le paiement des dettes sociales et fiscales
• Solliciter des financements bancaires (PGE, Bpifrance, Région…)

Conclusion :

La crise du Covid-19 a métamorphosé en quelques jours l'organisation de toutes les entreprises françaises. Après avoir adopté de nouvelles méthodes de travail à distance, elles doivent dès à présent anticiper la sortie de confinement. Le PRA apparait comme un moyen sécurisant de poursuivre l’activité de l’entreprise dans un contexte marqué par une forte incertitude. Ce plan vise 4 objectifs majeurs :

• Assurer la sécurité des salariés de l’entreprise ;
• Faciliter la poursuite des activités critiques de l’entreprise activités importantes ;  
• Démontrer la maitrise des risques par la direction de l’entreprise et par là-même, rassurer les salariés et les clients ;
• Organiser la reprise d’activité dans les meilleurs délais.

Raisonner en termes de PRA ne rend pas l’entreprise invincible mais cela optimise sans aucun doute sa résilience ainsi que sa solidité structurelle.

Proxim’RH peut accompagner l’équipe dirigeante afin de le construire et le mettre en œuvre.

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